分散管理迎“大考”
阿克苏公司之前的采购合同实施分散式管理：所有的采购合同和其他一些协议，如供应商政策、技术标准协议、寄售协议等都是分散的;相应的负责人存档管理所有合同和协议纸制文本，在必要的时候直接提供纸制或者扫描版本;遇到合同同时涉及几个分厂的情况，则由各个工厂分别和供应商签署合同。
在这种采购合同管理模式中，负责人分别管理自己的合同，熟悉采购合同的内容是其优势所在，但这种模式的弊端也显而易见：合同和协议内容没有整合在一起，不但内容零散，而且容易造成多次重复操作。每项内容都必须经历完整的起草、审核和审批流程，大大增加了工作量和管理难度。
因为这些合同和协议没有电子版，不便于分享和保密。同时，存放地点分散也导致了查阅和分享的不便。例如，阿克苏公司之前的审计工作，无论是内审和外审，每次审核采购部门的内容都相差无几。因为各个分公司都是独立的法人实体，都需要分别审核，不同分公司就会被审核到相同的内容，暴露出同样的问题，需要做同样的整改，然后由审计部门再分别审核整改结果。这就造成了同样的事情由多个法人实体重复进行的情形，在浪费了资源的同时也降低了效率。
总之，阿克苏公司之前的采购合同分散式管理的做法明显弊大于利。在合同数量少时，这种模式还可以勉强应付，但随着公司的发展，当合同数量达到一定程度时，这种模式就有点捉襟见肘了。于是，阿克苏公司改变现有采购合同管理流程就变得势在必行。
经过改变构架和流程优化，阿克苏公司摒弃了原有的分散式管理采购合同的模式，对采购合同实现了集中式管理。
阿克苏公司整个中国区的采购合同统一了接口，由一个人全权负责，包括合同的收发、查询等，同时作为采购部对外审计的窗口，负责中国区的采购审计接待工作。以往，审计人员到不同的分公司审计时，尽管不同的分公司有不同的负责人员，但却存在同样的问题，而且会有不同的整改负责人。而现在实行的这种一人全权负责的方式则使以上弊端大为改观，降低了审计的工作量和复杂度，减少了审计风险。
统一了内部接口之后，面对内外部审计及其他需求时，可以由专人负责采购合同及相关资料的管理，提高效率的同时还保证了资料的安全及可追溯性。
当同一供应商的合同涉及多个分公司时，则由中国区总公司统一签订中国区的合同，避免了之前各个分公司分别签合同的情况，这不仅避免了重复工作，节省了人力，还维护了公司统一的形象。
由于纸质合同和协议的局限性，阿克苏公司对采购合同进行了电子化管理，除了对纸版合同登记、存档、管理外，同时会将整个合同及协议扫描成电子版并上传到合同管理系统。
统一采购合同模板
在之前的采购合同管理中，各个负责人自己起草合同，找相关的内部用户审核之后，再让法务和财务进行审核，整个流程大概耗时2~3个月，效率极低。
现在，一些相似的合同则由相关部门一次审核通过，将其作为模板使用，只需要把一些针对不同供应商的特定内容填进去，而不需要再走之前的审核流程。只要相关的部门领导批准之后，采购合同即可生效。这样做不仅缩短了审批时间，也在供应商面前维护了公司统一的形象，同时减少了供应商内部审批的流程和时间。
同时，阿克苏公司也整合了采购合同的内容，将之前分散的内容，如供应商政策、技术标准协议、寄售协议等，统一整合到合同里，作为合同的附件，避免了之前多次签约造成的重复审批，有利于合同的管理。
除了整合合同内容外，阿克苏公司还将合同合并到相应的供应商资料里，包括供应商的资质文件、考核记录等，所有与该供应商有关的资料合并存放在一起，形成一个完全的供应商数据库，并将其上传到专门的在线管理工具，便于资料的管理和查询分享。
经过以上的流程修改，阿克苏公司将整个中国区的采购合同和协议统一到一个模板里面，经过相关部门的审核批准后统一使用。这一方面把相关流程标准化，节省了后期的重复工作，大大提高了效率，另一方面也维护了公司高效和统一的形象。
改变“独大”格局
阿克苏公司之前的采购合同由采购部单部门管理，即所有的采购合同及协议由内部客户参与起草到签署完成之后，就完全交给采购部完成合同的存档管理工作，不仅做了大量重复工作，还会给供应商留下不良印象，更严重的是可能造成系统性的风险。例如，之前因为专业知识有限，采购部在处理一份工厂废弃物的合同时，在旧合同到期前没有及时续签新合同，中间出现了留白，虽然当时供应商还在履行相关义务，但这已经在法律上产生了风险，尤其是在政府监管方面，所以应该杜绝此类事件。
因此，阿克苏公司现在的合同由多个部门共同管理。在前期起草和审核阶段不仅有其他部门的参与，执行阶段也不乏相关部门的协同。例如，由内部客户确认合同的性质和风险;由HSE部门识别环境、政治风险;法务确认法律和政策风险。在采购合同的管理方面，各个部门充分发挥自身的专业优势，多角度、多层面地管理合同，使其在功能完善和风险规避上更趋严谨，从而避免了由于知识等相关方面的限制而出现的风险。
此外，阿克苏公司一改在合同到期前才开始准备续签工作的状况，由专人定期审阅全部采购合同，并在其到期前的两个月就通知合同负责人开始准备续签工作;对于一些风险较严重的采购合同，这个时间还会相应提前。
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